Juan Carlos Allende - Director de Administración de Pacific – Edelman Affiliate
Utiliza estos aplicativos para administrar mejor el tiempo, tareas y funciones tuyas y de tu equipo de trabajo logrando mejores resultados y entregables de calidad.
La coyuntura sanitaria y la “nueva normalidad” – que obliga a realizar la mayor cantidad de tareas desde casa e incluso a socializar de manera virtual – vivida en los últimos 2 años afectó la salud mental en el Perú. El Dr. Ayar Nizama Via, especialista en psiquiatría y miembro del Instituto Nacional de Salud Mental en el Webinar “Salud mental y psiquiatría en el covid-19” organizado por la USIL manifestó que 1 de cada 3 personas padecen de depresión y ansiedad por el confinamiento y que estudios en pacientes que superaron el Covid el 26% tuvieron trastorno de sueño, 23% ansiedad o depresión.
Álvaro Felipe Chávez, CEO de EDteam informó que para este 2022 su compañía trabajaría sólo 4 días a la semana. Este esfuerzo ameritó un gran trabajo y planificación previa del comportamiento de sus colaboradores quienes pasaron de una semana laboral de 5 días a una de 4.5 hasta lograr trabajar sólo 4 días en este año. La motivación, medición y planificación les permitió este importante ahorro de tiempo.
Es probable que con los estudios y experiencia que posees pienses que lo conoces todo. Pero ¿cómo te sentirías al contarte que existen herramientas que pueden ahorrarte un20% de tiempo?. La interrogante que tocaría resolver ahora sería: ¿por dónde empezar y qué camino debo seguir?
1.- Punto de partida
Mejorar nuestra salud mental es la mejor forma de empezar. Aprender a meditar y “resetear” nuestro cerebro pueden generar la pausa que este necesita para no agobiarse con tanto pensamiento generado por el estrés negativo como respuesta a la incertidumbre que generamos al fabricar constantemente planes e ideas para situaciones extremas para estar “preparados” ante cualquier situación.
Terapify
Es una plataforma de terapia psicológica en línea que conecta de manera segura y fácil a psicólogos validados con personas que necesiten conversar con ellos. Con un valor de entre $20 y $35 aproximadamente por consulta la startup creada por los hermanos mexicanos Daniel y Eduardo Vélez tiene como misión ayudar a las personas a recobrar su estabilidad emocional.
2.- Orden inicial
Luego de limpiar tu mente es necesario ordenar tu lugar de trabajo. Si trabajas desde casa procura tener tu lugar de teletrabajo “minimalista” o sólo con lo necesario ya que tu manera de pensar se puede reflejar en tu escritorio. Empieza por deshacerte de todo lo que no usas y ocupa un lugar en tu espacio.
3.- Pequeños logros
Si vemos la interfaz de whatsapp en sus inicios no podríamos reconocer los cambios que se han dado hasta ahora ya que estos fueron introducidos de manera proactiva en función a las nuevas necesidades, es decir nunca hubo una “reinauguración” del app. De allí la importancia y potencia que generan los cambios paulatinos.
4.- ¿Urgente o Importante?
Se me hace fácil llegar a una dirección cuando waze me da una ruta, así como se me facilita el trabajo cuando tengo claros mi prioridad y las tareas que debo hacer en el orden de importancia o prioridad que su objetivo merecen. Es fundamental empezar el camino determinando lo urgente de lo importante para determinar el orden e importancia de nuestras tareas diarias.
Matriz de Einsehower
Separa tus pendientes en 4 cuadrantes: Urgente, No Urgente, Importante y No importante, distribuyelos y atiéndelos de la siguiente manera:
- Urgente e importante👉¡Hazlo Ya!✔️
- No urgente e importante👉¡Planifica!🔜
- No importante y urgente👉¡Delega!🔛
- No importante y no urgente👍¡Elimínalo!✖️
5.- Almacenamiento en la nube
En noviembre del 2009 me asaltaron en la puerta del edificio donde vivo en Magdalena. Un sujeto bajó de una moto, me apuntó con un arma y se llevó mi computadora. Puse la denuncia y me recomendaron ir a las “Malvinas” – lugar de compra y venta de artículos de segundo uso en Lima – donde identifiqué y compré mi laptop. Mi objetivo fue rescatar la información y sobre todo las fotos de mi hija que nació ese año. Lastimosamente habían reseteado mi equipo y sólo logré rescatar el 20% aprox de la información. Este hecho me motivó a investigar y descubrir lugares de almacenamiento en la “nube”, ideales para asegurar nuestra valiosa data.
Dropbox
Espacio de almacenamiento en la nube que permite guardar, sincronizar y compartir archivos. Lo utilicé por varios años desde el 2010 y fue genial, inclusive te ampliaban el espacio gratuito cuando agregabas personas a la plataforma. Había que tener cuidado con las “copias conflictivas” que surgían cuando 2 personas trabajaban un mismo archivo al mismo tiempo. En su versión gratuita te regalaba 2GB de almacenamiento y las otras 2 figuraban en $10 y $17 mensuales aprox te daban 2 y 3 TB de espacio.
Mega
Sitio de almacenamiento de archivos en la nube similar a dropbox pero con más espacio gratuito. Fue la aplicación que utilicé por algunos años cuando llenó mi espacio gratis de dropbox. Sus precios van desde $10 mensuales por 1TB hasta los $30 aprox mensuales por 8TB de espacio. Drive
Lugar de almacenamiento en la nube perteneciente a Google con la ventaja de poder utilizar las herramientas anexadas al correo similares al office. Utilicé drive luego de Mega. Sus precios vienen con la suite de Google.
5.- Trabajo colaborativo
Durante varios años fui testigo de listas interminables de versiones de archivos, “1.0”, “2.1”, …, “15.9 revisada”, “15.9 revisada final”. Cuando las plataformas de trabajo colaborativo llegaron a mi computadora sentí una gran tranquilidad. Lo difícil fue hacer que todos las utilicen ya que encontré una alta oposición al cambio.
Office 365
Suite de Microsoft compuesta por aplicaciones de Office como word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access con lo que podrás trabajarlas en la nube gozando de todas sus actualizaciones compartiendo y trabajando en simultáneo archivos. Sus precios son variados, $7 mensuales para una versión personal o $69 anual, $10 en su versión mensual hogar (5 usuarios) o $100 anuales.
G-suite
Ahora llamada Workspace es la suite de Google y contiene herramientas de correo, hojas de cálculo y texto, presentaciones, calendario, reuniones entre muchas más, con precios desde $5.4 en su versión simple, $10.8 de negocios, $18 y su versión “Enterprise” por encima de los $20 aprox. Es mi plataforma de trabajo online favorita y con la que laboro actualmente, Google ha logrado integrar sus mejores aplicaciones logrando juntar todo lo necesario para trabajar presencial o de manera remota y sobre todo de manera colaborativa en tiempo real.
6.- Plataformas colaborativas
En mi búsqueda de lugares virtuales de ayuda mutua descubrí comunidades de personas con intereses similares que ofrecen su ayuda desinteresada en temas de productividad, mejora continua, tecnología entre otros que me recomendaron probar plataformas creadas para este fin.
Discord
Plataforma social para ingresar a servidores donde se pueden crear salas de chat, videos, música, juegos, llamadas y puedes dar roles a los integrantes. Lo descargué para un canal del “Productivista” pero no suelo ingresar mucho. La versión gratuita es buena pero si deseas puedes pagar $5 y $10 mensuales o $50 y $100 anuales para mejores prestaciones, capacidad y calidad al compartir contenido.
Slack
Aplicación de comunicación instantánea gratuita que permite compartir distintos tipos de archivos, permite llamadas, se pueden crear canales para separar los temas que necesitamos tener. Tuvimos un canal de comunicación interna pero no tuvo la aceptación de los equipos.
Trello
Herramienta digital conformada de tableros, listas y tarjetas con actividades y etiquetas de seguimiento y control de proyectos y/o tareas. Hace algunos años trabajamos nuestra gestión separando las tareas en por iniciar, en proceso y terminadas con buenos resultados. La versión gratis es muy buena pero tienes también 3 pagadas de $5, $10 y $17.50.
Notion
Aplicación creadora de herramientas para gestionar tareas, tomar notas o hasta crear una copia de cerebro digital. Lo utilicé muy bien en un reto donde compartíamos nuestros avances y controlábamos los avances del mismo. Es muy útil para estudiar y hasta para hacer fichas de resúmenes de libros, contenidos u otros. Su uso es bastante variado. Las empresas utilizan Notion como plataforma de trabajo. Existen consultores que pueden crear tableros personalizados según los requerimientos de uso. La versión gratuita es potente hasta 5 participantes, pero tiene un plan de $5 mensuales o $48 anuales con información e invitados ilimitados, tiene otro plan de $10 mensuales o $96 anuales y de $20 mensuales por miembro con mayores prestaciones.
Telegram
Aplicación de comunicación en tiempo real gratuita que funciona como red social o canal para transmitir audio, video, imágenes, entre otros. Se puede crear un canal que te permita colgar post para que los miembros puedas comentar sobre cada post.
Personalmente la utilizo en el trabajo para comunicarme con mi equipo de trabajo. Es gratuita.
7.- Capacitación continua
Acostumbraba a estudiar cursos de manera anual y un diplomado de vez en cuando, teniendo que endeudarme muchas veces para ello. En el 2013 una “Headhunting” me dijo que mi frecuencia de capacitación había sido el motivo de perder una importante plaza de trabajo. Este “baldazo de agua fría” me hizo buscar cursos y lugares de capacitación virtuales que a diferencia de los habituales significaban una menor inversión monetaria pero un alto compromiso para vencer su asincronismo.
Domestika
Comunidad virtual donde el foco es la creatividad a través del dictado de cursos de marketing, diseño, animación, escritura, fotografía, programación y muchos campos más. Personalmente he seguido cursos de linkedin, administración de agencias, acuarela, hilos de suspenso en Twitter entre otros, todos con muy buena calidad y excelentes profesores muy diestros y laureados en sus campos. Los cursos van desde los $10, posee paquetes desde $15 y un servicio premiun de $65 aprox. Tiene algunos cursos en inglés y otros idiomas con subtítulos.
Crehana
Sitio web donde se imparten micro cursos de tecnología, marketing digital, negocios, diseño entre otros. Mi hija de 12 años ha seguido algunos cursos de diseño en Procreate con buenos resultados.Sus precios van desde la membresía individual de $99, para dos personas de $129 y la familiar de $129 con acceso para 4 participantes.
Edteam
Plataforma de capacitación en tecnología, programación y especialidades a fines. Cuenta con carreras y cursos independientes. Sus precios van desde cursos gratuitos pasando por membresías anuales desde $180 anuales hasta $240 en la versión premiun. Tienen “maratones” de 2 o más días para que puedas probar los cursos de manera gratuita antes de suscribirte.
Netzun
Busca capacitar y mejorar las habilidades de empleabilidad de sus estudiantes. Posee cursos y programas de Marketing, Finanzas, RRHH, Ventas, entre otros. Además de los videos se debe cumplir con trabajos y dar los exámenes. La forma asíncrona de estudiar permite amoldarse a nuestro tiempo. Posee cursos desde $12.90 mensuales hasta $35.90 anuales, con cursos individuales de $11 y programas de $30. He llevado algunos cursos con buenos resultados.
Platzi
Plataforma de educación efectiva online, con más de 600 cursos y varias escuelas profesionales de Tecnología, Marketing, Programación, Inglés entre otras. Puedes tomar los cursos de manera individual, de una escuela o formar tu propia ruta de aprendizaje y validarla con especialistas dentro de la organización. Posee canales de Telegram por escuelas, retos y una comunidad para compartir conocimiento. Llevo más de 1 año y no paro de sorprenderme con los cursos de Platzi y sobre todo con su comunidad. Tiene cursos gratis y la forma de pago va desde $37 mensuales hasta la membresía anual familiar – 4 integrantes – de $310.
Conclusión:
- No existe una herramienta o plataforma única y mágica que sea la responsable de aumentar tu eficiencia ya que está depende de ti.
- De nada te sirve tener o estar en todas si no tienes hábitos positivos y un sistema adecuado y ordenado que te funcione o se acomode a tus intereses laborales.
- Prueba todas y quédate con la o las que mejor se te acomoden, lo importante no es la herramienta sino aumentar tu eficiencia al trabajar ahorrar tiempo para ti.
- Finalmente distribuye con inteligencia tu tiempo – activo más preciado y finito – y aprovéchalo al máximo.
Cuéntame si ya probaste alguna o cuál es tu favorita.
Fuerte abrazo